La facturation

Etablir des factures est primordial pour toute entreprise : outre l’obligation commerciale qu’elle fait naitre, c’est aussi une obligation fiscale qui permet d’exercer le droit à la déduction de la TVA, et elles sont également des pièces justificatives essentielles de la comptabilité.

Quand doit-on émettre une facture ?

L’émission d’une facture est obligatoire dans le cadre d’une transaction entre professionnels ou avec des particuliers. La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente, c’est-à-dire la livraison du produit ou le transfert de propriété, ou dès la prestation du service. Un délai de quelques jours est toutefois toléré.

Qui est responsable de la facturation ?

Si c’est généralement le fournisseur qui se charge d’établir et d’expédier la facture, il n’est pas dispensé d’en conserver un double. Le vendeur tout comme l’acquéreur est responsable du bon établissement des factures. Tous deux peuvent être poursuivis pénalement, et encourir des amendes de plusieurs centaines de milliers d’euros, ainsi que des peines de prison ferme pour les dirigeants, qui sont tenus personnellement responsables du bon établissement et de la conservation des factures. Des sanctions fiscales allant jusqu’à la remise en cause du droit à la déduction de la TVA sont également prévues.

Quelles informations doivent figurer sur la facture ?

Les informations sur le vendeur :

• Nom ou dénomination sociale et adresse, en toutes lettres
• Forme juridique et capital social
• Numéro SIREN
• Mention du RCS suivie du nom de la ville d’immatriculation
• Lieu du siège social
• Numéro intracommunautaire d’identification à la TVA

Informations sur le client :

• Nom ou dénomination sociale et adresse, en toutes lettres

Identification de la facture :

• Les factures doivent être identifiées par un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique et continue
• La date de facturation, c'est-à-dire la date d’émission de la facture

Informations sur chaque opération réalisée :

• Date de la vente ou de la prestation de services, si différente de la date d’émission
• Quantité (unités de produits ou services, poids, volume, temps,…)
• Dénomination précise des biens ou services fournis, ainsi que leur nature, leur marque et leurs caractéristiques
• Prix unitaire hors TVA
• Rabais, remises et ristournes liés à l’opération
• Taux de TVA applicable

Informations en relative à l’ensemble des opérations facturées :

• Total hors taxes, ventilé par taux de TVA
• Montant total de la TVA, ventilé par taux
• Rabais, remises, ristournes et escomptes liées à l’ensemble des opérations facturées

Informations sur le paiement de la facture :

• Date à laquelle doit intervenir le paiement. Le cas échéant, le délai légal de 30 jours s’applique
• Taux des pénalités et mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement
• Les conditions d’escompte applicables en cas de règlement antérieur à la date d’échéance

Délais de paiement

Le délai légal interprofessionnel de règlement d’une facture est de 30 jours, mais peut être étendu jusqu’à 60 jours ou 45 jours fin de mois, s’il en est fait mention sur la facture. Le non-respect de ce délai expose à une amende administrative de 375 000 € pour une personne morale, mais également à des pénalités dues au vendeur.

Pénalités de recouvrement

Il existe tout d’abord une indemnité forfaitaire de recouvrement, qui s’élève à 40€. A cette indemnité de recouvrement s’ajoutent des pénalités sous la forme d’un intérêt dû sur la somme TTC de la facture. Le taux de pénalité légal est égal au taux de refinancement de la BCE pratiqué au 1er jour du semestre en cours majoré de 10 points de pourcentages. Au deuxième semestre 2015, il était ainsi égal à 0.05 + 10 = 10.05%. Le vendeur peut appliquer un autre taux s’il le mentionne sur la facture. Ce taux doit alors être supérieur à 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur, soit 0.99 x 3 = 2.97% au deuxième semestre 2015.

Sécuriser les factures

L’émetteur comme le récepteur d’une facture doivent garantir trois principes :

• L’authenticité de l’origine : le fournisseur doit pouvoir établir qu’il est bien à l’origine de la facture, qu’elle ait été émise par lui ou par un mandataire, et le client doit pouvoir s’assurer de l’identité de l’émetteur de la facture.
• La lisibilité : la facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’administration
• L’intégrité du contenu : la facture doit être conservée dans sa forme et son contenu originels.

Afin de garantir ces principes, l’émetteur et le récepteur de la facture sont tenus de mettre en place des contrôles, dont la rigueur dépend de la taille de l’entreprise. Ils doivent notamment s’assurer que le destinataire, le montant et la date sont corrects, mais également que la facture correspond bien à une opération économique réelle, ou encore que les risques significatifs liés à l’émission ou à la réception des factures sont maitrisés.

Archiver les factures

Les factures doivent être conservées pendant une période de 10 ans. Pendant les 6 premières années, elles doivent être archivées sous leur format originel, puis pendant les 4 années restantes, l’entreprise a le choix du format (numérique ou papier) sous lequel elle les conserve. Il est nécessaire de conserver les factures sans altérer leur format. Dans le cas des factures électroniques par exemple, le format d’origine (doc, XML, PDF, etc.) ne doit pas être modifié pour l’archivage. Cependant, l’entreprise est libre de réaliser des copies sous d’autres formats à des fins de gestion.

L’entreprise est tenue de classer les factures de manière à les rendre facilement accessibles. Un accès aux factures doit être accordé à l’administration à des fins de contrôle.